2020-03-20++Wichtige Hinweise auf Grund von COVID-19

++ Aufteilung in drei Teams bewährt sich ++
++Der Verwalter ist keine Behörde++
++Termine finden derzeit nicht statt ++
++Notwendige Begehung erfolgen nur durch den Verwalter++

Tägliche Arbeit in Zeiten der Pandemie durch COVID-19
Die laufende Pandemie schränkt auch die IBS-Mitarbeiter nicht nur in den eigenen Lebensbereichen oder dem Büroablauf ein - sie beschäftigt uns noch zusätzlich in einem ganz besonderen und hohen Maße.

Die tägliche Arbeit für unsere Gemeinschaften und Geschehnisse in den Liegenschaften ändern sich natürlich nicht, denn ein Wasserschaden zum Beispiel oder sonstige Gebäude- oder Betriebsschäden machen auch vor COVID-19 nicht halt.

Auch sämtliche anderen Arbeiten zur Buchhaltung, Erstellung der Jahresabrechnungen u.v.m. gehen ganz normal weiter und müssen erledigt werden. Hier machen wir bewusst mit Hochdruck weiter, damit wir in der Lage sind, sobald sich die Situation verbessert, unsere Wohnungseigentümergemeinschaften zu den Versammlungen einladen zu können. Mit den Verwaltungsbeiräten sind wir in engem Austausch, um Belegprüfungen online durchzuführen. Viele Abrechnungen konnten so auch bereits fertigstellt und zugestellt werden.

Im Besonderen geht es derzeit darum, mit den Handwerkerbetrieben im ständigen Austausch zu sein, denn auch diese sind ja von der aktuellen Lage betroffen und so müssen wir täglich prüfen, wer in welcher Mannstärke beauftragt werden kann. So kann es auch sein oder kommen, dass z.B. die Reparatur eines klemmenden Fensters ggf. auch einige Wochen warten muss.

Die Aufteilung in drei Teams hat sich bewährt
Die Aufteilung in >>Drei Teams<< hat sich bewährt (siehe Veröffentlichung vom 16.03.2020), da wir auf diese Weise letztlich sogar 12 Stunden Bürozeit abdecken. Dennoch ist möglich, darauf möchten wir nochmals hinweisen, dass es zu zeitlichen Verzögerungen in der Beantwortung von Fragen o.Ä. kommen kann, da sich die Mitarbeiter aufgrund der Aufteilung logischerweise derzeit teilweise gar nicht sehen wie sonst üblich und Absprachen daher auch mal einen Tag mehr in Anspruch nehmen können. Auch Homeoffice ist da keine Allzweckwaffe, wie am 16.03.2020 bereits erwähnt.

Der Verwalter ist keine Behörde
Derzeit erreichen uns aber auch Anfragen ganz anderer Art, bei welchen wir z.B. aufgefordert werden, in den Häusern abzufragen, wer ggf. unter Quarantäne steht, um dies per Haushaushang bekannt zu geben. Oder wir werden aufgefordert einen öffentlichen Weg zu sperren, welcher durch eine Liegenschaft führt. Auch diesen Anliegen müssen wir derzeit zusätzlich zur Tagesarbeit begegnen und erklären, dass dazu diesseits keinerlei rechtliche Handhabe besteht. Anfragen dieser oder ähnlicher Art machen die Arbeit nicht leichter, denn Gebäude- oder Betriebsschäden machen, wie bereits erwähnt, auch vor dem Virus nicht halt.

Termine finden derzeit nicht statt ++ notwendige Begehung erfolgen nur durch den Verwalter
Wir müssen nochmals eindringlich darauf hinweisen, dass wir derzeit auf Termine in unseren Räumen im wechselseitigen Interesse verzichten. Auf die einschlägigen Erlasse der Bundes- und Landesregierung wird verwiesen. Bitte kommen Sie daher nicht einfach in unser Büro.

Diese gilt auch für Termine in den Liegenschaften. Gerne führen wir eine möglicherweise unumgängliche Begehung in der Liegenschaft durch – allerdings machen wir dies im Eintretensfall alleine!

Anliegen sollten derzeit über den elektronischen oder telefonischen Weg an uns gerichtet werden.

Bescheinigungen für Mieter
Bescheinigungen, welche durch die IBS GmbH zu erstellen sind, sind uns bitte über den Postweg zu übermitteln. Diese werden sodann schnellstmöglich bearbeitet und an den Adressaten zurückgeschickt.

Wir werden sehen, was die nächsten Wochen bringen und hoffen auf Ihre Unterstützung. Nur gemeinsam wird es möglich sein, dieser in den letzten 100 Jahren einzigartigen gesundheitlichen Herausforderung zu bestehen. Jeder ist aufgefordert mitzumachen und sich einzuschränken.

Für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis besten Dank im Voraus.

Wir wünschen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Familien vor allem Gesundheit.

gez. Axel Eichholtz

Geschäftsleitung IBS GmbH
20. März 2020

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